Politique de confidentialité (loi 25)
Nous nous engageons à assurer la protection des renseignements personnels que vous nous confiez. L’information que nous recueillons permet à notre équipe de répondre à vos besoins et de communiquer avec vous. Les renseignements transitent en très grande majorité de manière numérique et exclusivement pour une utilisation interne.
1. Information recueillie
Lors de votre visite en personne, vous consentez à notre politique de confidentialité en nous donnant volontairement, et selon le cas:
- Votre nom et prénom
- Votre date de naissance
- Un numéro de téléphone
- Une adresse courriel
- Votre numéro d’assurance maladie
- Vos informations pour l’assurance privée
- Vos informations générales sur la santé
- Vos traitements médicaux ou médicamenteux que vous pourriez suivre
Ces renseignements nous permettent de:
- communiquer avec vous (ex. rappel de rendez-vous, commande prête, facture)
- procéder aux réclamations à la RAMQ à la suite des services rendus
- vous offrir un service de tiers-payeurs grâce à votre assureur privé
- dresser un portrait général de votre santé et vos traitements en cours pour assurer une meilleure prise en charge de votre santé oculaire
Aucune information n’est recueillie via notre site Internet
2. Stockage de l’information
Tous les renseignements recueillis aujourd’hui sont enregistrés numériquement. Chaque renseignement est transmis dans les systèmes pertinents selon le service demandé (examen de la vue, commande en optique, facturation, etc).
Avant notre virage numérique en 2020, ces informations étaient inscrites dans des dossiers physiques papiers.
3. Sécurité de l’information stockée
Les mises à jour de nos différents appareils informatiques et de nos logiciels, ainsi que le service de maintenance externe pour ceux-ci, nous assurent une protection adéquate de nos données numériques.
Les dossiers physiques sont seulement accessibles par les membres du personnel.
Tous les membres du personnel sont soumis à une clause de confidentialité à même leur contrat de travail, stipulant l’interdiction de divulguer, transmettre, ou de s’approprier les renseignements personnels récoltés auprès de notre clientèle, et ce pour quelque raison que ce soit.
4. Transmission de l’information à l’externe
En cas de référencement vers un hôpital ou une clinique externe, des informations sont bien sûr transmises (numériquement ou par fax) afin d’assurer votre prise en charge. Ces institutions sont soumises à la règlementation concernant la protection des renseignements personnels (loi 25).
Nous ne transmettons pas d’information à l’externe dans aucun autres cas.
5. Suppression de l’information
Les dossiers clients sont supprimés après cinq années d’inactivité – c’est à dire après cinq années où aucun service n’a été rendu et aucun produit n’a été acheté.
Pour les dossiers client numériques, la suppression veut dire que les renseignements personnels deviennent figés et inaccessibles. Toutefois, les renseignements peuvent être réactivés à la demande du client.
Pour les dossiers client papier, la suppression est une destruction effectuée conformément aux recommandations des différents ordres de nos professions.
Pour plus d’information
Si vous avez des questions concernant notre politique, nous vous invitons à communiquer avec la personne responsable de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, également chargée de veiller au respect de cette politique et des procédures impliquées.
Pascale Rousseau
Opticienne propriétaire
info@pascalerousseauopticienne.com
418-723-4846